Das Programm umfasst Fachvorträge, Workshops, Präsentationen und Arbeitstreffen. Es dient als Plattform zur Bewertung touristischer und wirtschaftlicher Ergebnisse, zur Diskussion aktueller Branchenthemen sowie zur Präsentation des touristischen Potenzials Kroatiens für die zukünftige Entwicklung und eine stärkere Marktpositionierung.
Angesichts der Größe und Bedeutung der Veranstaltung sind effiziente Registrierungs- und Check-in-Prozesse entscheidend, um sowohl Organisator:innen als auch Teilnehmenden ein hochwertiges Eventerlebnis zu bieten.
Die Herausforderung
Vor der Einführung von Konfica standen die Veranstalter vor mehreren operativen und administrativen Herausforderungen:
Langsame und uneinheitliche Registrierungs- und Datenverwaltungsprozesse
Starke Abhängigkeit von manueller Verwaltungsarbeit
Erhöhtes Fehlerrisiko bei Teilnehmerdaten
Häufige Probleme beim Check-in, die zu Verzögerungen an den Eingängen führten
Zusätzliche, ungeplante Belastung des Personals vor Ort
Diese Herausforderungen erschwerten die Organisation und lenkten den Fokus von der eigentlichen Eventqualität ab.
Die Lösung
Konfica wurde aufgrund seiner Fähigkeit ausgewählt, zentrale administrative Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, die zuvor manuell abgewickelt wurden.
Besonders wertvoll für das Event-Team waren:
Ein zentrales und transparentes Registrierungssystem
Ein schnellerer und effizienterer Check-in-Prozess
Intuitive Verwaltung von Teilnehmerdaten
Weniger manuelle Arbeit und geringere Fehleranfälligkeit
Insbesondere das verbesserte Check-in-System hatte einen direkten Einfluss auf einen schnelleren Einlass, ein besseres Teilnehmererlebnis und eine spürbare Entlastung des Personals vor Ort.
Die Ergebnisse
Nach dem Umstieg auf Konfica stellten die Organisator:innen deutliche Verbesserungen entlang der gesamten Teilnehmerreise fest:
Ein reibungsloser und benutzerfreundlicher Kaufprozess für Teilnahmegebühren
Schnellere und zuverlässigere Registrierung und Check-ins vor Ort
Mehr Transparenz und Genauigkeit bei der Nachverfolgung von Anmeldungen
Deutlich reduzierter administrativer Aufwand
Mehr Zeit und Fokus auf die inhaltliche Qualität der Veranstaltung
Insgesamt ermöglichte Konfica dem Team, sich weniger mit operativen Problemen und stärker mit der erfolgreichen Umsetzung eines hochwertigen Events zu beschäftigen.
Ausblick
Die Veranstalter zeigten sich sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit und planen, Konfica auch bei zukünftigen Ausgaben der Veranstaltung einzusetzen.
Konfica hat sich als zuverlässige, langfristige Lösung bewährt, die:
Komplexe Großveranstaltungen unterstützt
Den administrativen Aufwand reduziert
Das Erlebnis für Organisator:innen und Teilnehmende verbessert
Kundenstimmen
Zur Wirkung von Konfica:
„Konfica hat den operativen Arbeitsaufwand unseres Teams deutlich reduziert.“
Zur Zusammenarbeit mit dem Konfica-Team:
„Das Konfica-Team hat sich als äußerst zuverlässig, reaktionsschnell und jederzeit erreichbar erwiesen. Unsere Fragen wurden prompt beantwortet und Herausforderungen effizient gelöst. Ihre Erfahrung und Unterstützung waren während des gesamten Onboarding- undImplementierungsprozesses von unschätzbarem Wert.“
